Officeオブジェクション #20 オフィスのペーパーレス化｜WEBマガジンKEY-PRESS《キープレス》by三鬼商事

オフィスのペーパーレス化に取り組む会社が増えています。しかしながら、「なかなか進まない」「上手くいかない」というのが実態のようで、デスクには紙文書（資料）が無分別に積まれていたり、キャビネットの中は必要か否かが分からない書類で溢れている......そんなオフィスが少なくありません。

殆どの紙文書はプロジェクトが終われば役目を終えて不要になります。にも拘わらず廃棄されずに保管されているのは、「いずれまた必要になるかも知れない」といった思いが頭の片隅にあるから。でも実際には、大半の紙文書はビジネスシーンで再度日の目を浴びることはありません。むしろ、不要な紙文書が廃棄されずに無防備な状態でストックされているのは、あらゆる意味でリスキーな状態と言って良いでしょう。

オフィスのペーパーレス化が言われ始めたのは、2022年１月に電子帳簿保存法の改正により、DX（Digital Transformation）が普及し始め、業務効率を上げて生産性を高める手段と認識されたことが大きな理由です。"紙"で扱っていた情報をデジタルデータとして運用できるようになれば、蓄積されたデータを基に迅速な経営判断や営業方針の意思決定をおこなう『データドリブン経営』にも効果的です。

また、稟議書などの書類が紙の場合、回覧するのに手間がかかり、決裁者が不在の場合は承認を得るまで無駄に時間をかけることにもなります。それがネットワークを介して文書を回付出来るようになれば、どこにいても閲覧出来たり、承認することが可能となり確実にビジネスは加速します。

このように良いこと尽くめのペーパーレス化がなぜ定着しないのか。総務省の調べによると、「情報漏えいの不安」、「利用者のリテラシー不足」、「利用者のデジタルに対する抵抗感」などが上位の理由に挙げられていますが、実は「紙文書のリバウンドが一番の理由」といった声も現場からは聞こえてきます。

あらゆる業務手続きを電子化するワークフローシステムを導入して、オフィスから"紙"を減らして仕事の効率化を図るためにペーパーレス化に取り組んできたものの、「いつの間にか紙文書がリバウンドしていた......」。キープレス『オフィス探訪』で取材してきた企業さまからはこうした話を非常に多くお聞きします。
いかに紙文書をデジタルデータに置き換えられても、紙文書が一切なくなるわけではありません。ルールを守って運用し、定期的にクリーニングをおこなわないと、リバウンドしてデスクやキャビネットに紙文書が溢れ返ります。

そしてさらに厄介なことは、紙文書を置き換えたデジタルデータが氾濫してデータの分類に乱れが生じて来ます。つまり、紙文書もデジタルデータも最初に決めたファイリングルール（文書管理規定）を順守して収めなければ良い状態を維持することは不可能です。

ペーパーレス化のスタート直後は社員の意識も高く良い状態が保たれますが、時間の経過とともにルーズになって半年も経てばデスク周りには紙文書が積み上げられ、同時にデジタルデータが氾濫し始める。そして気づくとキャビネットの中も以前と変わらぬ状態に......。「万能」と考えられているワークフローシステムの導入だけではオフィスのペーパーレス化は実現出来ません。結局のところ問われるのは、システムを使う人の意識です。

オフィスを借りたい・移転したいインターネットで簡単検索 www.miki-shoji.co.jp

■記事公開日：2023/12/25
▼構成＝編集部　▼文＝吉村高廣　▼画像素材＝Adobe Stock

↑ページの先頭へ

過去の記事

ワークスタイル・ラボ
〈18〉 余裕がなければ成長できない！『組織スラック』な働き方 東日本大震災以降、BCP強化の対策として... 2024.10.29更新オフィス探訪
〈22〉 壁が動くマインドが動く未来が動く小松ウオール工業株式会社のライブオフィス 小松ウオール工業株式会社は、石川県... 2024.10.29更新駅チカビル
〈16〉 大規模再開発により駅を起点に街全体がバージョンアップ 川崎市の顔は「ビジネスエリアとして完成された... 2024.10.29更新ビジネスマンのメンタルヘルス
〈25〉 人間関係が仕事のパフォーマンスを左右する 厚生労働省がおこなった調査によれば... 2024.10.29更新リアル・ビジネス
英会話〈31〉
〈31〉 It's a beautiful day.　スモールトーク アメリカのビジネスシーンでは... 2024.09.25更新エリア特集
〈38〉 100年に１度の渋谷駅周辺再開発プロジェクトがいよいよ最終段階へ！ 前回渋谷を取り上げたのは2018年11月... 2024.09.24更新若手のための
“自己キャリア”〈23〉
〈23〉 創造力 ニーズの多様化が言われ変化が著しい... 2024.09.24更新ワークスタイル・ラボ
〈17〉 人材難の時代でも生産性を高める施策を！ワークスタイル変革 2016年に厚生労働省は『働き方の未来2035』という... 2024.08.30更新ビジネスマンのメンタルヘルス
〈24〉 ハラスメントになりやすいNGワード 2020年６月、「パワハラ防止法」が施行され.. 2024.08.27更新オフィス探訪
〈21〉 ブランドイメージを高めるCAMPARI JAPAN株式会社のオフィス 世界190超の国々で酒類ビジネスを展開する... 2024.08.27更新エリア特集
〈37〉 高機能オフィスビルへの建て替えを促して「選ばれる街」に 東北の経済を牽引する100万人都市仙台市では... 2024.07.30更新時事考論
〈5〉 どうして日本は遅れているのか 先ごろ世界経済フォーラムが発表した... 2024.07.30更新

KEY PRESS

過去の記事